Regulamin
korzystania z usług Eksięgowy sp. z o.o.
§ 1. Postanowienia ogólne
Niniejszy regulamin, zwany dalej Regulaminem, określa zasady świadczenia usług w za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w szczególności poczty elektronicznej, zasady korzystania z tych usług i zasady ochrony danych osobowych Klientów.
Niniejszy Regulamin został sporządzony w oparciu o obowiązujące przepisy prawa a w szczególności o przepisy:
a. Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r. poz. 121);
b. Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 1422);
c. Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 poz. 1182).
Terminy użyte w niniejszym Regulaminie mają następujące znaczenie:
a. Klient – firma, osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych prowadząca działalność gospodarczą oraz prowadząca Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub Ewidencję Przychodów lub Księgi Handlowe (pełna księgowość).
b. Usługodawca – Eksięgowy sp. z o.o., ul. ul. Długa 27 85-034 Bydgoszcz, KRS 0000524605, NIP 9532704887, bok@eksiegowy.pl
c. Usługi - usługi wykonywane bez jednoczesnej obecności stron (na odległość) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w szczególności poczty elektronicznej przez Usługodawcę na rzecz Klientów w oparciu o Regulamin, polegające na ewidencjonowaniu dokumentów księgowych Klienta i na ich podstawie generowanie ewidencji podatkowych (Księga Przychodów i Rozchodów, Ewidencja Przychodów, rejestry VAT, ewidencja środków trwałych, ewidencja wyposażenie, ewidencja przebiegu pojazdu, dokumentacja kadrowo-płacowa) oraz deklaracji podatkowych (PIT4, PIT4R, PIT4AR, PIT5, PIT5L, VAT7, VAT7K) i deklaracji ZUS (RCA, RSA, DRA).
d. Umowa - umowa świadczenia Usług, zawierana przez Strony na odległość.
e. Strony – Klient i Usługodawca.
f. Serwis lub Strona – system informatyczny witryny internetowej www.eksiegowy.pl oraz aplikacji udostępnionych przez usługodawcę, za pośrednictwem których Usługodawca prezentuje Usługi.
Informacje zawarte na Stronienie stanowią oferty w rozumieniu art. 661 § 1 w zw. z art. 66 k.c. a jedynie zaproszenie do zawarcia umowy zgodnie z niniejszym Regulaminem.
§ 2. Świadczenie usług drogą elektroniczną.
Świadczenie Usług odbywa się przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, zapewniającego przetwarzanie i przechowywanie, a także wysłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Świadczone usługi obejmują:
a. Zawarcie oraz Umowy o świadczenie Usług.
b. Wykonywanie Usług
W celu właściwego korzystania z Usług Usługobiorca powinien posiadać komputer lub urządzenie z zainstalowanym oprogramowaniem pozwalającym na przeglądanie stron internetowych oraz dostęp do sieci Internet. W celu zlecenia Usługi Klient powinien posiadać adres elektroniczny (e-mail) oraz aktywny numer telefonu u operatora korzystającego z polskich zasobów numeracji (+48). Przed rozpoczęciem korzystania z Usług, w tym przed zawarciem Umowy, Klient powinien zapoznać się z treścią niniejszego Regulaminu oraz polityką prywatności, dostępnymi na stronach Usługodawcy.
§ 3. Zawarcie umowy świadczenia usług
W celu zawarcia umowy Klient składa Usługodawcy podpisany formularz zamówienia udostępnionego przez usługodawcę.
Po przesłaniu poprzez Klienta formularza zamówienia, o którym mowa w punkcie poprzedzającym Usługodawca potwierdza Klientowi zawarcie Umowy.
Usługodawca wysyła podpisany formularz zamówienia w formie elektronicznej na adres email wskazany przez Klienta.
§ 4. Sposób wykonania Umowy
Usługi świadczone przez Usługodawcę polegają na księgowaniu dokumentów Klienta w specjalistycznych programach księgowych i na ich podstawie generowanie ewidencji podatkowych takich jak: Księga Przychodów i Rozchodów, Ewidencja Przychodów, rejestry VAT, ewidencja środków trwałych, ewidencja wyposażenie, ewidencja przebiegu pojazdu, dokumentacja kadrowo-płacowa)oraz deklaracji podatkowych (PIT4, PIT4R, PIT4AR, PIT5, PIT5L, VAT7, VAT7K) i deklaracji ZUS (RCA, RSA, DRA).
Deklaracje, które muszą być w odpowiednich terminach przekazywane do ZUS oraz Urzędu Skarbowego będą przez Biuro wysyłane drogą elektroniczną.
Klient raz w miesiącu otrzyma : wszystkie ewidencje, deklaracje oraz kwoty należne do wpłat do ZUS oraz do Urzędu Skarbowego.
Za prawidłowe ewidencjonowanie dokumentów w ewidencjach odpowiada Usługodawca.
Biuro jest zobowiązane do wykonania Usług w terminie do 10 dnia miesiąca odnośnie czynności ZUS oraz do 20 dnia miesiąca odnośnie czynności związanych z ewidencjami podatkowymi.
§ 5. Szczegółowy zakres usługi
-
Indywidualny przypisany księgowy
-
Kontakt z księgowym na różnych kanałach: e-mail, Skype, Facebook Messenger, Google Hangouts, Slack, aplikacji web www.eksiegowy.pl
-
Dostęp do dokumentów 24h
-
Analizy i raport dotyczące danych przesyłanych przez klienta
-
Deklaracje ZUS i US
-
Możliwość przesłania dokumentów kadrowych : do 8. dnia miesiąca
-
Możliwość przesłania dokumentów księgowych : do 12. dnia miesiąca
-
Reprezentacja przed US i ZUS (czynności sprawdzające, wezwania, postępowanie kontrolne)
-
Odpowiedzialność za prawidłowość prowadzenia księgowości
-
Doradztwo podatkowe według pakietu
-
Doradztwo prawne według pakietu
-
Wysyłka deklaracji ZUS do 10. dnia każdego miesiąca
-
Wysyłka deklaracji US do 20. dnia każdego miesiąca
-
Bezpłatna aplikacja do wystawiania faktur, zarządzania dokumentami księgowymi i kadrowymi, archiwum dokumentów, panel z wynikami firmy, raporty
§ 6. Płatność
Okres testowy usługi - 30 dni od daty wypełnienia niniejszego zamówienia jest BEZPŁATNY.
Usługodawca będzie wystawiał faktury VAT za kolejne miesiące po okresie testowym z 7-dniowym terminem płatności.
Zapłata przez Klienta za Usługę następuje przelewem na rachunek Usługodawcy.
Usługodawca potwierdza dokonanie płatności na podany przez Usługobiorcę adres poczty elektronicznej. W przypadku zaległości w opłacie wykonywanej usługi dłuższej niż miesiąc. Zleceniobiorca zażąda od Zleceniodawcy uznania wierzytelności w formie pisemnej i dopiero po otrzymaniu takiego dokumentu przystąpi do dalszych prac. Dwumiesięczna zaległość w opłacie za wykonywaną usługę jest równoznaczna z zawieszeniem świadczenia usług ze skutkiem natychmiastowym i nie wymaga żadnych dodatkowych powiadomień. W wyjątkowych sytuacjach Zleceniobiorca może zgodzić się na ewentualną propozycję Zleceniodawcy złożoną w formie pisemnej dotyczącej spłaty zadłużenia. Po pisemnej akceptacji takiej propozycje postanowienia ust 1-2 nie będą stosowane do zaistniałego zadłużenia.
§ 7. Przetwarzanie danych osobowych
W ramach świadczenia drogą elektroniczną Usług wymagających podania danych osobowych, Usługodawca jest uprawniony, na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2002 r., Nr 144, poz. 1204, z późń. zm.), do przetwarzania danych osobowych Klientów niezbędnych do nawiązania, ukształtowania treści, zmiany lub rozwiązania umowy o świadczenie Usług przez Usługodawcę oraz wyłącznie w celu prawidłowej realizacji Usług.
Usługodawca może przetwarzać m.in. następujące dane osobowe:
a. nazwisko i imiona Klienta,
b. numer ewidencyjny PESEL lub – gdy ten numer nie został nadany – numer paszportu, dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
c. adres zameldowania na pobyt stały,
d. adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania,
e. adres poczty elektronicznej.
W celu realizacji umowy lub dokonania innej czynności prawnej z usługobiorcą, usługodawca może przetwarzać inne dane niezbędne ze względu na właściwość świadczonej usługi lub sposób jej rozliczenia.
Usługodawca jest administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. 2002, Nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami).
Usługodawca, jako administrator danych dba o bezpieczeństwo danych osobowych udostępnionych przez Klientów. Usługobiorca ma prawo do wglądu i modyfikacji swych danych osobowych.
§ 8. Postępowanie reklamacyjne
Wszelkie reklamacje dotyczące korzystania z Usług świadczonych przez Usługodawcę należy przesyłać na adres: Eksięgowy sp. z o.o. 85-034 Bydgoszcz, ul. Długa 27 lub adres e-mail: bok@eksiegowy.pl. Ze względów dowodowych zaleca się wysłanie reklamacji w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Reklamacja powinna wskazywać oznaczenie Klienta w szczególności wskazanie jego adresu elektronicznego. Ponadto niezbędne jest wskazanie i uzasadnienie zarzutów będących podstawą reklamacji oraz wskazanie zakresu żądania.
W ciągu 14 dni roboczych od dnia doręczenia reklamacji na adres pocztowy wskazany w ust. 1, Usługodawca rozpatrzy reklamację w ten sposób, iż wyśle odpowiedź na adres Klienta zawierającą propozycję załatwienia reklamacji.
Jeśli Usługodawca wezwał Klienta do uzupełnienia reklamacji, termin liczy się od dnia doręczenia uzupełnionej reklamacji.
§ 9. Rozwiązanie umowy
Umowa świadczenia Usługi może zostać przez Strony rozwiązana bez podania powodu i z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy może być złożone także za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na adres e-mail wskazany przez Strony do wzajemnych kontaktów.
W przypadku rozwiązania umowy Zleceniobiorca przekaże Zleceniodawcy posiadaną dokumentację księgową związaną z wykonywaniem niniejszej Umowy, nie wcześniej jednak niż w dniu uregulowania płatności za ostatnia fakturę wystawioną za usługę.
§ 10. Postanowienia końcowe
Spory rozpatrywane są przez właściwy sąd powszechny określony według przepisów ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r., poz. 101).
Niniejszy Regulamin dostępny jest w wersji elektronicznej, w tym w formacie PDF, na stronie www.eksiegowy.pl/regulamin Usługodawca zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do niniejszego Regulaminu w przypadku zmiany przepisów prawa mających bezpośredni wpływ na treść niniejszego Regulaminu lub nałożenia na Usługodawcę określonych obowiązków przez organy państwa, zmiany danych Usługodawcy, a także w celu usprawnienia działania strony internetowej i obsługi Klientów, poprawy ochrony prywatności Klientów i zapobieganiu nadużyciom.
W przypadku zmiany niniejszego regulaminu zostanie on umieszczony na Stronie wraz z jednoczesnym poinformowaniem Klientów o fakcie udostępnienia nowej wersji.
Regulamin jest udostępniony Klientom nieodpłatnie za pośrednictwem Strony w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.