Najlepsze biuro rachunkowe online w 2025 - na co zwracają uwagę przedsiębiorcy?

Jak znaleźć najlepsze biuro rachunkowe online, na co zwracać uwagę, szukając takiego biura? W dobie cyfryzacji coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na współpracę zdalną. To wygodne rozwiązanie pozwala na pełną obsługę księgową bez konieczności wychodzenia z domu. Jednak wybór odpowiedniego biura rachunkowego online to kluczowa decyzja, która może wpłynąć na finanse i funkcjonowanie firmy. 

Ten artykuł podejmuje następujące zagadnienia:

• ranking biur rachunkowych online,

• 6 sugestii, które pomagają w podjęciu biznesowo bardziej świadomej decyzji,

• lepsze biuro rachunkowe online czy aplikacja księgowa (np. wfirma).

Na co zwracają uwagę przedsiębiorcy, gdy poszukiwane jest najlepsze biuro rachunkowe online?

Decyzja o wyborze biura rachunkowego online powinna być poprzedzona analizą kilku czynników. Ich hierarchia tutaj przedstawiona ma charakter losowy. Jest tak bowiem, że pewni przedsiębiorcy za istotniejsze uznają zakres usług, a inni - liczbę kliknięć, jaką należy wykonać, by wysłać jakiś dokument. 

Najlepsze biuro rachunkowe online czy najlepsza aplikacja księgowa?

Biznesy są różne - mniej lub bardziej podatkowo “wrażliwe”; mniej lub bardziej wymagające doradcy podatkowego. Są tacy przedsiębiorcy, którzy wolą wszystko samodzielnie, są tacy, którzy wolą skupić się na produkcie. Pierwsi, korzystają z aplikacji do księgowości online (np.wFirma), gdzieniegdzie wspierając się Google oraz poprzez wysyłanie wiadomości do obsługi klienta danej aplikacji księgowej. Drudzy przenoszą pewne obowiązki, kliknięcia, procesy na biuro rachunkowe online. 

Dlaczego przedsiębiorcy decydują sią na biuro rachunkowe? Oto kilka typowych powodów:

• klient nie musi samodzielnie zajmować się księgowością, co pozwala oszczędzić czas;

• brak konieczności samodzielnego kontaktowania się z urzędami,

• księgowy analizuje sytuację firmy i proponuje najlepsze rozwiązania podatkowe, 

• większe bezpieczeństwo i zmniejszone ryzyko kar skarbowych,

• bieżąca, ad hoc, fachowa pomoc księgowego.

Zakres usług biura rachunkowego

Ten aspekt trochę nawiązuje do powyższego punktu. Otóż, gdyby porównywać najlepsze biuro rachunkowe online z aplikacją księgową do samodzielnej księgowości, to należy zadać sobie pytanie, czy ta druga rozwiąże zagadnienia prawno-podatkowe lub wspomoże w procesie optymalizacji podatkowej. Miejmy na uwadze, że w ramach aplikacji jestes zdany głównie na siebie - samodzielnie wykonujesz różne operacje. Z kolei, współpraca z biurem, które swoje usługi poszerza o aplikację księgową, to nadal współpraca z ludźmi.

Najlepsze biuro rachunkowe online wskaże Ci, co w Twoim biznesie jest istotne z perspektywy podatkowej. A mówiąc bardziej precyzyjnie, warto się zorientować, czy dany dostawca usług księgowo-podatkowych obsługuje:

• pełną księgowość – zwłaszcza, jeśli prowadzisz spółkę z o.o. lub inną formę działalności wymagającą skomplikowanej księgowości;

• KPiR i ryczałt – jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, najczęściej wystarczy księga przychodów i rozchodów lub ryczałt;

• obsługę kadrowo-płacową – jeśli zatrudniasz pracowników, warto sprawdzić, czy biuro zajmuje się również rozliczaniem wynagrodzeń, umów oraz ZUS;

• doradztwo podatkowe – niektóre biura oferują dodatkową pomoc w optymalizacji podatkowej i interpretacji przepisów - warto sprawdzić, czy dane biuro ową usługę posiada.

Koszty usług stałych i koszty usług dodatkowych

Zazwyczaj najlepsze biuro rachunkowe online to cena, która nie jest najniższa. Cena produktu i jakość produktu - to czynniki silnie wpływające na decyzje biznesowe. Nie Inaczej jest  w przypadku, gdy szukasz najlepszego biura rachunkowego. Liczba usług, ich jakość i cena to elementy zawsze porównywane przed biznesmenów.

Większość firm oferuje różne pakiety, zależne od liczby dokumentów i zakresu obsługi. Warto więc zwrócić uwagę na:

• koszt miesięczny – ceny pakietów zaczynają się od około 100-200 zł netto dla JDG, a dla spółek mogą sięgać nawet kilkuset złotych;

• dodatkowe opłaty – niektóre biura naliczają dodatkowe koszty za doradztwo podatkowe, sporządzanie deklaracji czy rozliczenia roczne;

• elastyczność oferty – dobrze, jeśli można dostosować pakiet do własnych potrzeb i skalować go wraz z rozwojem firmy, dlatego warto skontaktować się z biurem księgowym i po prostu się dogadać.

Biuro rachunkowe online = większa jakość obsługi klienta

Są sprawy, na które odpowiedź można poczekać 2-3 dni. Są takie, na które potrzebujemy odpowiedzi w 1 dzień czy w 1 godzinę. Wśród tych zagadnień, które wymagają odpowiedniej reakcji, są takie, które wymagają człowieka, absolwenta ekonomii czy kierunku “Podatki i doradztwo podatkowe”, a są takie, do których wystarczy bot czy AI.

Najlepsze biuro rachunkowe online charakteryzuje się - jak można się spodziewać - odpowiednio szybką, adekwatną do kwestii i dobrze uzasadnioną merytorycznie odpowiedzią. W końcu nie jest to aplikacja, tylko biuro, z ludźmi i odpowiednią wiedzą. 

Niemniej, to na co narzekają przedsiębiorcy, którzy zmieniają biuro rachunkowe na lepsze to: 

• szybkość reagowania na nurtujące pytania, 

• forma kontaktu (czasem email nie wystarczy i trzeba pogadać), 

• brak dedykowanego opiekuna, który ma pełną pieczę na Twoimi sprawami i któremu nie trzeba co chwila tłumaczyć zawiłości Twojego biznesu.  

Żeby zweryfikować jakość obsługi, można skorzystać z darmowego okresu próbnego, np. takiego na 30 dni.

Integracje i kompatybilność z systemami i narzędziami

Wszystkie usługi online są oparte o działanie jakichś aplikacji. Nowoczesne biura rachunkowe online często oferują integrację z popularnymi systemami fakturowania i bankowości (np. Eksięgowy oferuje aplikację wFirma w każdym pakiecie), co znacząco ułatwia prowadzenie działalności. Warto sprawdzić, czy biuro współpracuje z:

• programami do fakturowania (np. wFirma, Faktura.pl, iFirma;

• systemami bankowymi (np. mBank, ING, Santander),

• aplikacjami do zarządzania magazynem i sprzedażą,

• innymi aplikacjami, które uznajesz za ważne.

Opinie klientów i reputacja

Nie jest to wybitnie ważna determinanta wyboru najlepszego biura rachunkowego. Opinie wpisywane w internecie kształtowane są przez różne emocje, także emocje niezwiązane z korzystaniem z usług danej firmy - to się zdarza. Niemniej, przed podjęciem decyzji można sprawdzić opinie na temat biura rachunkowego. Można to zrobić poprzez:

• recenzje w Google i na Facebooku,

• opinie na forach branżowych,

• rekomendacje innych przedsiębiorców.

Liczba kliknięć

Jeśli ma być łatwo czy szybko, to mierzenie liczby kliknięć, jakie musisz wykonać, żeby wysłać dokumenty do księgowego to miernik, który nie tylko dla geeków bywa przydatny. Chodzi w końcu o czas czy zaangażowanie  w proces przesyłania faktur czy dokumentów, jakie czasem będzie musiał poświęcić. 

Choć tutaj trzeba dodać, że współpraca z biurem to nie tylko wysyłanie faktur. To także wymiana wiedzy, sięganie opinii, poszukiwania dróg optymalizacji podatkowej, szukania sposobów na znalezienie oszczędności czy grantów, dotacji. Stąd może nie każdemu tego typu metoda pomóc w szybszej lub lepszej decyzji odnośnie wyboru najlepszego biura rachunkowego online. 

Ranking biur rachunkowych online

Obecnie na polskim rynku ma miejsce swoisty podział na biura rachunkowe (w tym biura rachunkowe online) oraz aplikacje do prowadzenia samodzielnej księgowości.

Na podstawie dostępnych opinii, funkcjonalności i oferty, przedstawiamy 5 najlepszych biur rachunkowych online:

Eksiegowy.pl - Biuro rachunkowe i doradztwo podatkowe online 

Biuro rachunkowe online ulokowane na bydgoskim rynku. Od 2014 powiększa zespół do obsługi klientów. 1 z 56 opinii powiada: Biuro Eksiegowy obsługuje moją spółkę od początku 2024 roku. Pozytywne opinie moich poprzedników są w pełni uzasadnione, pełny profesjonalizm, świetny kontakt, każda osoba z którą miałem kontakt z tego biura jest bardzo miła i kompetentna. Bardzo dziękuję i polecam.

• dla kogo: MŚP, fundacje, spółki

• branże: kreatywna, IT, beauty, medyczna, prawnicza, handlowa, itd.

• zalety:

  • szereg usług podatkowo-księgowych,

  • dedykowany opiekun,

  • doradztwo podatkowe,

  • aplikacja wFirma w cenie.

• wady:

  • nie jest to najtańsze biuro rachunkowe online w Polsce

  • nie obsługują branży logistycznej

wFirma - oprogramowanie księgowe dla biur rachunkowych i firm

wFirma to jedna z najpopularniejszych aplikacji księgowych w Polsce, oferująca kompleksowe rozwiązania dla mikro i małych firm. Łączy w sobie samodzielną księgowość online oraz możliwość współpracy z biurem rachunkowym.

• dla kogo: MŚP

• branże, jakie korzystają: brak informacji

• zalety: 

  • automatyzacja – system pozwala na automatyczne generowanie faktur, księgowanie wydatków i wysyłkę deklaracji do urzędów;

  • integracja z bankami – automatyczne pobieranie transakcji z konta firmowego;

  • obsługa kadrowo-płacowa – moduł do zarządzania umowami, wynagrodzeniami i deklaracjami ZUS.

• wady:

  • brak bezpośredniego księgowego w podstawowych pakietach,

  • samodzielna księgowość wymaga znajomości przepisów,

  • złożoność systemu – dla początkujących użytkowników interfejs może wymagać czasu na naukę.

InFakt - aplikacja księgowa dla samodzielnych

InFakt to jedna z najpopularniejszych usług księgowych online w Polsce, łącząca w sobie biuro rachunkowe z dedykowanym księgowym oraz oprogramowanie do fakturowania i księgowości. Jest przeznaczona zarówno dla jednoosobowych działalności gospodarczych, freelancerów, jak i małych firm.

• Dla kogo: freelancerzy, jdg, małe firmy

• Obsługiwane branże: brak informacji

• Zalety:

  • intuicyjna platforma z aplikacją mobilną,

  • możliwość wystawiania faktur.

• Wady:  

  • dodatkowe opłaty za bardziej zaawansowane usługi,

  • dedykowany księgowy w wyższym pakiecie.

iFirma - najlepsza dla małych firm

iFirma to popularna platforma księgowości internetowej, która umożliwia prowadzenie rozliczeń w modelu samoobsługowym lub z pomocą księgowego. Jest szczególnie ceniona przez jednoosobowe działalności gospodarcze oraz małe firmy ze względu na przystępne ceny i intuicyjny interfejs.

• Najlepsze dla: MŚP

• Obsługiwane branże: brak informacji

• Zalety:

  • przystępna cena

  • prosty system do samodzielnej obsługi

  • możliwość integracji z bankami

• Wady: brak pełnej obsługi spółek z o.o. w podstawowym pakiecie.

Taxe.pl - internetowe biuro rachunkowe

Taxe.pl to internetowe biuro rachunkowe specjalizujące się w obsłudze małych, głównie jednoosobowych działalności gospodarczych. Taxe.pl - podobnie zresztą jak Eksiegowy.pl - oferuje hybrydową księgowość, łączącą zalety tradycyjnej obsługi księgowej z nowoczesnymi narzędziami online.

• Dla kogo: MŚP, głównie firmy usługowe i JDG

• Branże, które korzystają: handlowa, ubezpieczeniowa, finansowa, doradcza

• Zalety:

  • Ponad 15 lat na rynku

  • Elastyczność cenowa: Oferta jest dostosowana do potrzeb niewielkich firm; im prostsza działalność, tym niższa cena usługi.

• Wady: 

  • brak oferty dla fundacji

  • brak doradztwa podatkowego

SaldeoSMART - platforma automatyzująca prace rachunkowo-księgową

SaldeoSMART to nowoczesna platforma, która wspomaga przedsiębiorców oraz biura rachunkowe w automatyzacji procesów księgowych. Umożliwia szybkie odczytywanie dokumentów, elektroniczny obieg faktur oraz zarządzanie finansami w sposób wygodny i efektywny.

• Kto korzysta: firmy potrzebujące automatyzacji

• Branże, które korzystają: brak informacji

• Zalety:

  • zaawansowane systemy automatyzacji dokumentów,

  • integracja z wieloma programami.

• Wady: brak pełnej obsługi kadrowo-płacowej.

Księgowość bez zobowiązań – bo pierwsze 30 dni jest gratis. Eksięgowy to kompleksowa obsługa online dla spółek, JDG i stowarzyszeń. Sprawdź cennik księgowości dla fundacji, koszt księgowości dla spółek czy cennik biura rachunkowego dla fundacji. Pierwsze 30 dni gratis! Napisz i poznaj koszty.