Jednoosobowa działalność gospodarcza w 2025 roku

Już od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowa rzeczywistość dla każdego, kto chce założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Regulacje w zakresie ZUS, składki zdrowotnej, stawek VAT i wyboru formy opodatkowania zmieniają się tak szybko, że łatwo przeoczyć kluczowe szczegóły. W tym kompleksowym przewodniku wyjaśniam, jak – krok po kroku – zoptymalizować koszty prowadzenia działalności i zabezpieczyć ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, aby w 2025 r. Twoja jednoosobowa firma działała możliwie najtaniej i najbezpieczniej.

Spis treści – o co przedsiębiorca pyta najczęściej?

1. Dlaczego 2025 to rok wielkich zmian w ZUS i podatkach?

2. Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą w 2025.

3. Nowe PKD 2025 a rejestracja działalności w CEIDG

4. Jaka forma opodatkowania będzie najlepsza – skala, podatek liniowy czy ryczałt?

5. Porównanie form opodatkowania w 2025 roku – co się bardziej opłaca?

6. Jak wyliczyć składki ZUS w 2025 i kiedy je opłacać?

7. Ulga na start, preferencyjne składki czy mały ZUS+, co wybrać?

8. Składka zdrowotna 2025 – ile wynosi i od czego zależy?

9. Ulga na start i inne ulgi podatkowe.

10. VAT, stawki i rozliczenia z urzędem skarbowym – praktyczny przewodnik

11. Najczęstsze błędy w prowadzeniu firmy w Polsce w 2025 i jak ich uniknąć

12. Umowa o pracę vs działalność gospodarcza – obciążenia ZUS i podatek (przykład 120 000 zł brutto / przychodu rocznie)

13. FAQ - Najczęstsze pytania dotyczące działalności gospodarczej:

    
    

1. Dlaczego 2025 to rok wielkich zmian w ZUS i podatkach?

Pierwszego stycznia 2025 r. weszła w życie kolejna podwyżka składek ZUS. Dodatkowo od 2025 roku obowiązuje nowa Polska Klasyfikacja Działalności (tzw. PKD 2025), a wraz z nią nowe definicje dla wielu rodzajów działalności. Jeśli przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie przekroczą rocznego przychodu powyżej 120 000 zł, dalej będą mogli skorzystać z preferencyjnych rozwiązań takich jak ulgi Mały ZUS plus.

Zmiany objęły również wysokość składki zdrowotnej, której kalkulacja zależy nie tylko od dochodu, ale i rodzaju wybranej formy opodatkowania. Warto zapamiętać, że w styczniu 2025 r. mija pierwszy termin zgłoszeń do nowych ulg; spóźnienie może kosztować pełne składki ZUS przez cały rok.

2. Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą w 2025.

Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą nadal mają do dyspozycji bezpłatną rejestrację jednoosobowej działalności gospodarczej online w systemie biznes.gov.pl. W formularzu podajesz m.in. kod PKD 2025, wybierasz forma opodatkowania i deklarujesz, czy korzystasz z ulgi na start.

Masz tylko 7 dni od rozpoczęcia działalności, aby zgłosić się do ZUS. Brak zgłoszenia to ryzyko kar i konieczność opłacania zaległych składek na ubezpieczenia społeczne.

Pamiętaj, że rozpoczęcia prowadzenia działalności nie musisz potwierdzać wizytą w urzędzie; wystarczy profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Dzięki temu biurokracja nie komplikuje początku działalności  a osoba fizyczna może zająć się pozyskiwaniem pierwszych zleceń i klientów.

Zastanawiasz się, czy nie pogubisz się w kodach PKD 2025, formularzach CEIDG i konfiguracji preferencyjnych składek ZUS? Oddaj to specjalistom! Eksięgowy przeprowadzi Cię przez każdy punkt rejestracji, a Ty zyskasz 100 % pewności, że od pierwszego dnia Twoja firma działa legalnie i tanio. Skup się na kliencie – my ogarniemy papierologię.

3. Nowe PKD 2025 a rejestracja działalności w CEIDG

Od 2025 roku weszły kody PKD zgodne z europejskimi standardami. Każdy rodzaju działalności opisuje bardziej szczegółowo, co ułatwia statystykę, ale wymaga aktualizacji dokumentów. Jeżeli już prowadzisz firmę, aktualizacji dokonujesz przez informacji o działalności gospodarczej w biznes.gov.pl. Informacji o działalności pilnuj szczególnie gdy zakres obecnie wykonywanej działalności uległ zmianie.

Wykonywanej działalności gospodarczej musisz przypisać co najmniej jeden kod; dla freelancera IT będzie to np. 62.01.Z. Taka precyzja ułatwia ocenę, czy działalność na rzecz byłego pracodawcy nie pozbawia prawa do ulgi na start.

4. Jaka forma opodatkowania będzie najlepsza – skala, podatek liniowy czy ryczałt?

Wybór odpowiedniej formy opodatkowania wpływa na każdą złotówkę dochodu. Masz trzy ścieżki:

• Skala podatkowa – stawki 12% i 32 %, kwota wolna w wysokości 30 000 zł a także dostęp do szerokiego katalogu ulg podatkowych.

• Podatek liniowy – stawka 19 %, brak kwoty wolnej, atrakcyjny przy e-commerce oraz przychodach powyżej progu 120 tys. zł; brak części ulg.

• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – zależny od branży, stawki 3–17 %, liczy się przychody z działalności, nie uwzględnia się KUP.

W 2025 r. kalkulację utrudnia składka zdrowotna, jej podstawa zmienia się w zależności od wybranej formy opodatkowania. Dlatego przed decyzją warto policzyć, jak Twoje koszty prowadzenia i prognozowany dochód wpłyną na ostateczne zobowiązania.

Nie wiesz, czy wybrać skalę, liniowy czy ryczałt? Doradca podatkowy z Eksięgowy przygotuje symulacje na bazie Twoich planowanych przychodów i kosztów, a następnie pomoże podjąć decyzję, która zostawi w Twojej kieszeni najwięcej pieniędzy. Bez domysłów, na liczbach.

5. Porównanie form opodatkowania w 2025 roku – co się bardziej opłaca?

Przed podjęciem decyzji, przedsiębiorca powinien policzyć nie tylko daniny do urzędu skarbowego, ale też składkę zdrowotną powiązaną z wybraną formą. Poniższa tabela zestawia najważniejsze parametry w ujęciu „na szybko” – idealne, gdy klient dzwoni i pyta: „Co mi się bardziej opłaca?”.

	Skala podatkowa	Podatek liniowy	Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Stawka podatku	12 % do 120 000 zł dochodu i 32 % powyżej	19 % bez progów	3–17 % (zależnie od PKD)
Kwota wolna / ulgi	Tak – 30 000 zł + szerokie ulgi podatkowe	Brak kwoty wolnej, ulgi ograniczone	Brak kwoty wolnej, ulgi wyłączone
Koszty uzyskania przychodu	Tak – możliwość odliczeń	Tak	Nie
Składka zdrowotna 2025	9 % od dochodu	4,9 % od dochodu	324,08 / 648,15 / 972,23 zł* miesięcznie (3 progi)
Kiedy się opłaca?	Gdy masz niskie dochody lub dużo kosztów	Gdy dochód > 120 000 zł	Gdy marża jest wysoka, a koszty minimalne

*Kwoty ryczałtowej składki zdrowotnej wg progów z rozporządzenia ZUS na 2025 r.

6. Jak wyliczyć składki ZUS w 2025 i kiedy je opłacać?

Każda składka na ubezpieczenia społeczne ma określoną podstawę wymiaru składek. W 2025 roku to nie mniej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, czyli 5203,80 zł, co przekłada się na 1773,96 zł miesięcznie pełnych obciążeń. Jeśli korzystasz z ulg, podstawa wymiaru spada.

Przedsiębiorca musi opłacać ZUS do 20. dnia każdego miesiąca (lub 15., gdy zatrudnia pracowników).

Rozliczenia stały się prostsze dzięki mikrorachunkom, na które wpływają także składki ZUS – jeden przelew zamiast trzech.

7. Ulga na start, preferencyjne składki czy mały ZUS+, co wybrać?

• Ulga na start – dostępna przez pierwsze 6 miesiący działalności, obniża Twoją składkę do 30 % minimalnej podstawy.

• Preferencyjne składki – dostępna przez  24 miesiące działalności, obniża podstawę Twojej składki do 30 % kwota minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. - 1399,80 zł).

• Mały ZUS+ – działa, gdy przychody w poprzednim roku Twojej działalności nie przekroczą 120 tys. zł; wtedy składkę liczysz od rzeczywistego dochodu.

8. Składka zdrowotna 2025 – ile wynosi i od czego zależy?

Nowa składka zdrowotna w 2025 roku powiązana jest z poziomem dochodu lub – przy ryczałcie – z przychodem. Dla podatku liniowego wynosi 4,9 % dochodu, dla skali – 9 %, a przy ryczałcie stosuje się trzy progi (np. 324,08 zł dla przychodu do 60 tys. zł).

Jeśli w zeszłym roku korzystałeś z Małego ZUS Plus, pamiętaj, że nowe przepisy wprowadzają korekty zależne od średniego przychodu z miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej. To wymusza dokładne raportowanie, bo błędna wartość oznacza niedopłatę i odsetki.

9. Ulga na start i inne ulgi podatkowe

Ulga na start zwalnia Cię ze składek społecznych przez 6 miesięcy; płacisz tylko składki na ubezpieczenie zdrowotne. Po tym okresie możesz przejść na preferencyjny ZUS. Zyskasz więc nawet 700 zł miesięcznie oszczędności. Z tej ulgi mogą skorzystać przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność.

Dodatkowo możesz skorzystać z ulg badawczo-rozwojowych, IP Box czy ulg dla robotyzacji – ale tylko, jeśli przychód osiągasz w Polsce i rozliczasz się według wybranej formy opodatkowania. Warto prowadzić szczegółową ewidencję kosztów, bo koszty uzyskania przychodu to tarcza chroniąca przed wysokim podatkiem.

10. VAT, stawki i rozliczenia z urzędem skarbowym – praktyczny przewodnik

Dla wielu branż VAT w 2025 pozostaje na poziomie 23 %, ale nowa matryca stawek obniżyła część usług cyfrowych do 8 %. Jedno jest pewne: jeśli roczny przychód przekroczy 200 000 zł,  prawdopodobnie będziesz musiał dokonać rejestracji jako czynny vatowiec – inaczej grożą kary.

E-faktura stanie się obowiązkowa od lutego 2025 r., dlatego już dziś przetestuj system KSeF. To klucz do szybszych zwrotów. Nie zapomnij, że dla osób otwierających działalność gospodarczą po raz pierwszy obowiązkowe jest rozliczenie za okresy miesięczne.

11. Najczęstsze błędy w prowadzeniu firmy w Polsce w 2025 i jak ich uniknąć

Najdroższy błąd to płacenie pełnych składek ZUS dla przedsiębiorców, gdy kwalifikujesz się do ulg. Inne to wybór złej formy opodatkowania, brak aktualizacji PKD, spóźnienia z przelewami do ZUS i US czy błędny wybór stawki VAT. Przedsiębiorca powinien systematycznie monitorować przepisy. W razie wątpliwości korzystaj z doradcy podatkowego: koszt porady jest niższy niż sankcje za nieświadome naruszenia.

Współpraca z Eksięgowy to nie koszt, to inwestycja w Twój spokój. Klienci biura odzyskują średnio 8 godzin w miesiącu, które mogą przeznaczyć na pozyskiwanie nowych zleceń. Dodatkowo klienci mają dostęp do doradcy podatkowego, który zna ich aktualne wyniki finansowe i profil działalności, oszczędza to czas konsultacji a tym samym pieniądze klienta. 

Umowa o pracę vs działalność gospodarcza

12. Umowa o pracę vs działalność gospodarcza – obciążenia ZUS i podatek (przykład 120 000 zł brutto / przychodu rocznie)

Wiele osób rozważa, czy w 2025 r. bardziej opłaca się zostać na etacie, czy otworzyć jednoosobową działalność gospodarczą. Poniżej uproszczone zestawienie przy założeniu rocznych przychodów w kwocie 120 000 zł, przez pierwsze 12 miesięcy od rozpoczęcia działalności gospodarczej.

• kwota wolna od podatku 30 000 zł 

• koszty uzyskania przychodu na JDG - ze względu na specyfikę każdej branży, do wyliczeń 

• „Ulga na start” (przez pierwsze 6 miesięcy od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności przedsiębiorca nie musi opłacać składek na ubezpieczenia społeczne)

• pensja brutto 10 000 zł msc. na umowie o pracę,

	Umowa o pracę	JDG – zasady ogólne
Roczne wynagrodzenie / przychód brutto	120 000 zł	120 000 zł
Składki społeczne płacone przez „pracownika”, Fundusz pracy i FGŚP	19 512 zł	2 451,60
Składka zdrowotna rocznie 2025	9319,32 zł	10 579,32 zł
Podatek dochodowy 12%	12 060 zł	10 506 zł
Kwota „na rękę”	85 768,68 zł	96 463,08 zł
Dodatkowy koszt pracodawcy / brak	24 576 zł	–
Całkowity roczny koszt pracodawcy / brak	144 576 zł	–

🔍 Co z tego wynika? Etaty są korzystniejsze netto, gdy firma opłaca dodatkowe składki, a Ty korzystasz z kwoty wolnej i niższej składki zdrowotnej (proporcjonalnie). Działalność gospodarcza wygrywa elastycznością: można aktywnie „budować” koszty uzyskania przychodu, korzystać z "Ulgi na start", "Ulgi dla nowych firm" oraz "Mały ZUS Plus" i łatwo skalować dochód powyżej 120 000 zł bez skoku na 32 % PIT. Prowadząc firmę, zyskujesz też prawo do jednorazowej amortyzacji środków trwałych, leasingu i rozliczania części kosztów prywatnych (np. samochodu) – to realny zysk, którego nie widać w surowych liczbach.

FAQ - Najczęstsze pytania dotyczące działalności gospodarczej:

Jakie są koszty księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej w 2025 roku?

Koszt księgowości zależy od wielu czynników, w biurze rachunkowym Eksięgowy najtańszy pakiet zaczyna się od 199 zł netto, na rynku jest szereg firmy oferujących tańsze rozwiązania, jednak zawsze należy zwrócić uwagę co obejmuje dany pakiet, czy biuro posiada ubezpieczenie OC, oraz co bardzo istotne w dobie ciągle zmieniającego się prawa podatkowego czy biuro ma w swoim składzie lub współpracuje z doradcą podatkowym.  

Ile się płaci ZUS na nowo otwartej działalności 2025?

Osoba prowadząca działalność gospodarczą może przez pierwsze 6 miesięcy od rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej skorzystać z " Ulgi na start" i opłacać składki tylko na ubezpieczenie zdrowotne, wysokość składek uzależniona jest od wyboru formy  opodatkowania a przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych od kwoty przychodu.

Po upływie 6 miesięcznej "Ulgi na start" masz prawo skorzystać z "preferencyjnych składek" i przez maksymalnie 24 miesiące stosować najniższa podstawę od której obliczasz składki na ubezpieczenie społeczne. 

Czy działalność jednoosobowa ma obowiązek posiadania konta firmowego?

Nie – jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) w 2025 r. nie ma ustawowego obowiązku posiadania „konta firmowego” w sensie odrębnego rachunku biznesowego. Przepisy wymagają jedynie, aby w pewnych sytuacjach płatności związane z działalnością przechodziły przez rachunek płatniczy przedsiębiorcy. Może to być także Twój dotychczasowy rachunek osobisty, o ile zgłosisz go w biznes.gov.pl. Mimo braku twardego obowiązku, w praktyce wielu przedsiębiorców otwiera oddzielne konto firmowe, bo… to się zwyczajnie opłaca i eliminuje ryzyko podatkowe. 

Działalność gospodarcza w mieszkaniu?

Prowadzenie JDG z domowego biura to świetny sposób na ograniczenie czynszu za lokal, ale daje też legalną możliwość odliczenia części wydatków mieszkaniowych od podatku. Poniżej znajdziesz gotową listę kosztów, które fiskus akceptuje w 2025 r.

• Czynsz do wspólnoty / spółdzielni

• Prąd, gaz, woda, śmieci

• Internet / telefon

• Podatek od nieruchomości

• Odsetki od kredytu hipotecznego

• Meble, sprzęt IT, wyposażenie

• Remont pokoju biurowego

  
  

Pamiętaj:

• Proporcja metrażowa lub czasowa to fundament rozliczeń kosztów domowego biura.

• Czynsz, media, internet, podatek od nieruchomości i odsetki od kredytu możesz wpisać w KUP – ale amortyzacji mieszkania już nie (Polski Ład 2022).

• Na ryczałcie nie odliczysz kosztów; w innych formach – tak, o ile udowodnisz związek z przychodem.

• Gdy chcesz odliczać >50 % wydatków, rozważ interpretację indywidualną i skonsultuj się z doradcą podatkowym.

Nie wiesz, jak ustawić proporcję ani gdzie zaksięgować odsetki od kredytu? Eksięgowy przygotuje wzór kalkulacji, doda szablon do Twojej KPiR i w razie kontroli wyśle komplet dokumentów za Ciebie. Zyskaj pewność, że każda złotówka kosztów zostaje z Tobą – legalnie.

Podsumowanie – zapamiętaj kluczowe punkty

• Prowadzenie działalności gospodarcza w Polsce wymaga strategicznego wyboru formy opodatkowania oraz składek ZUS.

• Stawka składki zdrowotnej zależy od dochodu lub przychodu i wybranej formy opodatkowania.

• Ulga na start to najlepszy sposób na minimalizację kosztów przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia  działalności.

• Aktualizuj kody PKD 2025 i korzystaj z elektronicznej rejestracji pozarolniczej działalności gospodarczej w biznes.gov.pl.

• Przy e-commerce lub przychodzie powyżej 120 000 zł rozważ podatek liniowy.

• Zawsze opłacaj terminowo ZUS oraz podatki, unikniesz w ten sposób karnych odsetek oraz ewentualnych kar.

• Dokumentuj koszty uzyskania przychodu i wykorzystuj dostępne ulgi w swojej działalności.

• Pilnuj ważnych terminów oraz limitów.

• Regularnie weryfikuj podstawę wymiaru składek – błędy skutkują odsetkami.